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オフィス移転の当日、混乱がないようにするために、事前に運送業者などの業者としっかりとした打ち合わせが必要です。
懸念されるトラブルがある場合は、事前に対策を検討しておきましょう。
移転の際には、新しいオフィスへ移転させるものと廃棄するものを予め選別しておくことが重要となります。
セクションごと、個人ごとの作業分担を明確にし、段取りよく作業を進めましょう。

オフィス移転日の数日前に、運送業者からダンボールなどの梱包資材が届きます。
キャビネットごと、机ごとなど、分かりやすく整理して梱包していきます。
搬出するものには行き先や所有者がわかるように統一したラベルをつけて、搬入時に迷わないように分かりやすくしておきましょう。
一般的には、決定したオフィスレイアウトの平面図、オフィス家具、梱包したダンボールに共通のナンバリングをし、運送業者が荷物をどこに運べばいいかを明確にしておきます。

机やキャビネットなどの中身はそのままにせずにきちんと別に梱包しておきますが、引き出しなどが運搬中に開くことのないように、鍵をかけたりテープで留めておく必要があります。

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オフィス移転の物件が決まったら、レイアウトを考えます。
各部署の責任者などから希望を聞きながら効率的に配置を決めていきますが、意見がぶつかることも考えられるため、全体のまとめ役を立てることが必要です。

会議室など、同じフロア内に個室を設けたい場合は、空調設備の新設工事などが必要になることもありますが、費用を抑えるにはできるだけ既存のものを使用するようにするなどの工夫をすることが必要となってきます。
また、将来的に人員を増やす予定があるようなら、そのことも踏まえたレイアウトを事前に考えておくことも重要です。
社内LANなどのネットワークが必要な場合は、サーバーを置く場所や配線の都合でレイアウトに制限が発生する場合もあります。
また、サーバーの移転や新設には、規模によって時間がかかりますので、余裕を持った対処が必要となります。

レイアウトに関しては、内装面だけでなく、防災や防犯面での配慮も忘れてはいけないポイントです。
緊急避難時の妨げにならないように什器を設置したり、動線を配慮したセキュリティー対策も必要となってきます。

オフィス移転の際の物件を選定したら、入居申込書を提出します。
提出された入居申込書に基づいて入居審査が行われ、だいたい1週間程度で可否の返答がなされます。
契約のための準備として、契約条件についていろいろと確認する必要があります。

敷金や保証金など、退去時の返還方法や償却方法は事前に確認しておく必要があります。
また、賃料や共益費・管理費には具体的に何が含まれるのか確認しておきましょう。
共有部分に関してはどこまでが含まれ、管理会社側でどこまで負担してもらえるのか確認します。
さらに、設備の利用方法について詳細を確認する必要があるでしょう。
空調設備の稼働時間やオフィス自体の利用時間などに制限が設けられているビルもあるため、自社の業務内容に不都合がないかを事前に確認しておきましょう。

オフィス移転時に内装工事を行う場合、工事に関してのルールを予め確認して行いとのちのちトラブルになるため、事前確認が重要です。
契約内容を漏れなく確認できたら、契約締結日の日程を決定し、必要書類を準備します。

オフィス移転の予定日が決定したら、次に物件情報を収集して希望にあった物件を探します。
オフィス移転の目的から、物件探しの際の優先順位を決めておきましょう。
立地や広さ、設備、予算など、すべてが条件どおりの物件というのはそうそうあるものではありませんので、何を優先させるのか予め決めておくことが必要です。

立地を見るポイントは、最寄り駅への距離や周辺の環境、取引先へのアクセスなどを考慮するといいでしょう。
気に入った物件があったら、実際に最寄り駅から歩いてみたり、周辺を歩いてみるといいでしょう。
オフィスの広さのポイントは、会議室や応接室などの共有スペースを含むオフィス全体の面積を社員の人数で割ったときに、最低でも10㎡はないと効率よく仕事ができる職場とはいえません。
そのほか、OA機器の量や将来の増員予定なども踏まえて考えることが重要です。
賃料は立地によってだいぶ変わってきます。

さらに、物件の設備も、空調の吹き出し口やセキュリティがどうなっているのかなど、しっかりと確認しましょう。
また、こうした設備において、どの程度まで手を加えることが可能なのかといったことも確認しておく必要があります。

オフィス移転とは、つまりはオフィスの引越しです。
引越しといっても、住居の引越しとは訳が違います。
余裕を持った準備と綿密な計画が必要となります。

まずはオフィスを移転するにあたり、目的を明確にしましょう。
業務効率の改善や経費削減または業務拡張など、目的があって移転させることと思いますが、その目的を達成させるにあたって必要となる条件を最初に明確にしておく必要があります。

次に、現在のオフィスの契約内容を確認し、解約予告期間がどれくらいであるか調べましょう。
賃貸オフィスの解約予告期間は、一般的に3ヶ月前から6ヶ月前とされていることが多いようです。
きちんと確認しないと、一定期間、現在のオフィスと移転後のオフィスの賃料を両方払うことになりかねませんので、きちんと確認することが必要です。

解約予告期間を念頭において、実際にオフィスを移転させる希望日を決定します。
移転希望日が決定したらスケジュールを組んでいきますが、まずは大まかな段取りを組み、詳細はおいおい詰めていくといいでしょう。